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Linee guida Task Force 2019-2020

LINEE GUIDA BIENNIO 2019/2021

TASK FORCE NAZIONALE 

COMUNICAZIONE E RELAZIONI CON I MASS MEDIA

Premessa

Questa Task Force, che la Presidente Nazionale mi ha voluto affidare, è finalizzata a dare particolare attenzione alla comunicazione efficace, in continuità con i precedenti bienni, al fine di costruire un’immagine quanto più possibile omogenea della nostra Federazione, dei valori statutari e dell’agire comune. Nell’ambito di questo obiettivo, si focalizzerà l’impegno su due aspetti:

-       l’attenuazione del divario digitale tramite il dialogo intergenerazionale 

-       una campagna di sensibilizzazione rivolta agli uomini, perchè “ gli stessi uomini parlino agli uomini.” 

L’area di lavoro è complessa e articolata, anche per il numero consistente di socie distribuite in tutta Italia. Per questo le Referenti Distrettuali sono le componenti fondamentali, per dare voce alle specificità dei diversi territori. 

Le nostre socie sono il punto di forza, portatrici di un notevole patrimonio di cultura ed esperienza che viene espresso nella realizzazione continua di iniziative eccellenti. Si deve riuscire a trasmettere sempre di più e meglio questa ricchezza comune, superando il punto di debolezza determinato dalla diffusa inesperienza nel campo della cultura digitale e del mondo dei Social media.  

Solitamente le socie Young sono le più attive e informate in questi settori, specialmente nell’utilizzo dei social, il loro coinvolgimento potrà essere di stimolo per uno scambio intergenerazionale che unirà esperienza e innovazione, nel comune intento di dare voce al patrimonio comune della nostra Federazione con modalità di comunicazione più efficace ed appropriate per una società in continua trasformazione. 

Per quanto riguarda la campagna di sensibilizzazione rivolta agli uomini, considerate le ottime professionalità presenti tra le nostre socie, sarà promosso un concorso di idee per individuare le modalità più opportune per un costruttivo dialogo con gli uomini. Il concorso sarà l’oggetto di una successiva comunicazione.

Proposte

Le Referenti Distrettuali individuano con le Presidenti dei Distretti e delle Sezioni le socie, specialmente le socie Young, impegnate nel settore della comunicazione per coinvolgerle nella gestione dei siti e delle pagine social oltre che nella creazione di contenuti da inserirvi. 

E’ essenziale che nei Distretti e nelle Sezioni siano promossi incontri e iniziative di informazione e approfondimento sulla cultura digitale e sul mondo dei Social media. E’ necessario focalizzare l’attenzione specialmente sugli aspetti pratici e non solo teorici, evidenziando le molteplici opportunità offerte dai nuovi mezzi di comunicazione, sempre che si faccia un uso appropriato degli stessi.

L’acquisizione delle competenze in parola sarà un fattore positivo e costruttivo per una maggiore diffusione sia della comunicazione interna, che ormai viene trasmessa in massima parte in modalità informatiche (e.mail, pubblicazione sui siti), che di quella esterna, offrendo ad un maggiore numero di socie la possibilità di consultare siti e social e venire a conoscenza di un maggior numero di attività associative. Anche il Notiziario FIDAPA sarà diffuso essenzialmente online.

L’immagine della FIDAPA

E’ importante, come accennato in premessa, costruire un’immagine quanto più possibile omogenea della nostra Federazione, dei valori statutari e dell’agire comune.

Le aree della comunicazione sono molteplici e le Linee Guida che seguonofocalizzeranno solo le aree più utilizzate dalle socie e, al momento, rilevate come prioritarie per un intervento di indirizzo:

  • Siti internet
  • Pagine Facebook e Gruppi Facebook

Indicazioni generali: 

-       i siti e le pagine Facebook sono fra le vetrine più importanti a livello nazionale e nei territori, per informare e per promuovere le attività;

-       ogni canale di comunicazione ufficiale che utilizzi il nome e il logo FIDAPA, deve avere l’approvazione della Presidente protempore (rispettivamente Nazionale, Distretto o di Sezione);

-       la loro gestione deve essere considerata uno degli investimenti più importanti a livello nazionale, distrettuale e di sezione e, pertanto, deve basarsi su una visione a lungo termine e (quindi non per il solo periodo del mandato di presidenza) e dovranno far parte dei “beni” oggetto di passaggio delle consegne;

-       lo stile deve attenersi ai principi e alle finalità espresse nell’art.3 dello Statuto, nonché richiamare chiaramente l’appartenenza alla nostra Federazione. Con la collaborazione di socie competenti, si cureranno la redazione e pubblicazione di contenuti di rilevanza per l’opinione pubblica, adeguati alle iniziative affrontate come movimento di opinione importante. L’apparente semplicità di utilizzo delle nuove tecnologie della comunicazione può far cadere in una distorsione di immagine. Si deve prestare particolare attenzione nelle pubblicazioni sui social e seguire le regole comportamentali che come socie FIDAPA si è chiamate a rispettare, cercando di promuovere la corretta e civile discussione. Inoltre, le foto devono prevalentemente rappresentare attività qualificanti, delle quali la nostra Federazione è ricca ed evitare un eccesso di immagini che ritraggono eventi conviviali o simili;

-       le comunicazioni informali nei social non sostituiscono le regole formali della FIDAPA. Le comunicazioni ufficiali alle rappresentanti nazionali, distrettuali e di sezione, come inviti ad eventi,partecipazione e contributi ad iniziative, devono essere inviate per lettera, via email, nel rispetto dei ruoli. 

I Siti

-       E’ necessario che i Distretti abbiano un proprio sito. Il sito Nazionale (www.fidapa.org), ultimata la revisione strutturale che sarà effettuata nei prossimi mesi, potrà ospitare i Distretti che ne faranno richiesta. 

-       Il sito è un bene della FIDAPA affidato alla Presidente in carica (rispettivamente Nazionale, Distrettuale o di Sezione) che dovrà essere intestataria del dominio e ne dovrà gestire l’amministrazione e manutenzione. 

-       Al termine del biennio, la proprietà e i contratti di gestione e manutenzione dovranno essere compresi nel passaggio delle consegne. 

-       Per i siti di nuova costituzione, l’indicazione per il nome del dominio è la seguente: www.fidapa.distretto......org . Per i siti esistenti si consiglia di acquisire nel tempo il dominio corretto come sopra indicato.

-       L’aggiornamento periodico del sito è essenziale in quanto ragione d’essere dello stesso. Si ricorda la possibilità di attivare i link al Sito Nazionale, specialmente per sezioni di interesse quali lo statuto, il regolamento, la modulistica.

-       Il sito Nazionale sarà oggetto di revisione strutturale nei prossimi mesi per consentire una più semplice gestione, l’integrazione con i social e la possibilità di ospitare i distretti che ne faranno domanda. Il progetto è in divenire. Con una successiva nota, le Referenti Distrettuali saranno invitate a proporre suggerimenti di miglioramento, anche provenienti dalle Sezioni.  

-       I Distretti potranno inviare per la pubblicazione nel sito Nazionale articoli, comunicati o notizie di particolare interesse per la valorizzazione della Federazione. La presenza di rappresentanti nazionali negli eventi distrettuali e di sezione implica la possibilità di condividere questa informazione anche a livello nazionale. La responsabile nazionale per la comunicazione procederà alla pubblicazione previa approvazione della Presidente Nazionale.

-       Modalità di richiesta da parte delle Referenti Distrettuali:

  • inviare una mail a  Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. , mettendo in copia per conoscenza la Presidente Distrettuale o evidenziando l’avvenuta approvazione. Nell’oggetto evidenziare il titolo dell’articolo.
  • l’articolo va inviato come testo all’interno della mailper facilitare il lavoro di redazione delle socie che si occupano degli inserimenti. Quindi non si devono inviare allegati Word o PDF, le richieste che arriveranno in questo formato saranno rinviate al mittente con preghiera di modifica
  • testo: si consiglia un massimo di 20/25 righe, un testo lungo raramente viene letto
  • foto: dovranno essere allegate in JPEG o PNG formato 800x600 pixel o 600x800 pixel
  • link ad eventuale sito su cui è già stato pubblicato
  • video: si consiglia di inviarli utilizzando strumenti come “we transfer“ per evitare di bloccare la casella postale
  • Arriverà conferma dell’avvenuto inserimento che potrà essere fatto nelle aree del sito più adatte:  Eventi, Notizie dai Distretti, Tema Nazionale, Tema Internazionale, Task Force….

Facebook

-       E’ consigliato che le Sezioni e i Distretti abbiano una propria pagina Facebook per comunicare eventi importanti e per partecipare attivamente con contenuti che valorizzino la nostra Federazione. 

-       Per le pagine di nuova costituzione, l’indicazione per il nome della pagina è la seguente: FIDAPA BPW Italy – Distretto ….
FIDAPA BPW Italy – Sezione ….. 

Per le pagine esistenti si consiglia di acquisire nel tempo la dicitura corretta come sopra indicata. La consuetudine di creare dei profili personali con il nome FIDAPA e/o con il nome della sezione, utilizzando il logo come immagine ora è VIETATA da FACEBOOK, che sta perseguendo l’uso improprio del logo e del nome FIDAPA con la chiusura di questo tipo di profili. 

-       Immagine profilo: preferibilmente il logo della FIDAPA con sotto il nome del Distretto o della Sezione

-       Immagine cover: libera (un evento importante o uno slogan)

-       Anche la pagina Facebook può considerarsi un bene del Distretto o della Sezione FIDAPA affidato alla Presidente in carica (Nazionale, Distrettuale, Sezione) che nominerà o riconfermerà il nome degli amministratori della pagina (compresa l’eventuale pagina Young) in quanto devono essere contattabili e responsabili del mantenimento dei contenuti. Non essendo possibile avere una proprietà dei contenuti, poiché di proprietà della piattaforma facebook, il passaggio delle consegne deve avvenire nominando nuovi amministratori o confermando per iscritto quelli esistenti

-       I Distretti potranno inviare per la pubblicazione nella pagina Facebook Nazionale (https://www.facebook.com/BPWItalyFidapa/foto, comunicati o notizie con le stesse modalità esposte per la pubblicazione nel sito. 

-       Va ricordato che la parcellizzazione non aiuta ad incrementare la visibilità per cui si raccomanda di sostenere le pagine Nazionale e Distrettuali anziché moltiplicare l’apertura di nuove pagine. 

-       Per i Gruppi Facebook si possono solo dare indicazioni di massima:

  • utilizzare correttamente i loghi FIDAPA e BPW
  • pubblicare il regolamento che indichi i comportamenti da adottare all’interno dei  gruppi FIDAPA. Si può prendere ad esempio il regolamento del Gruppo FIDAPA Nazionale
  • Devono essere chiusi e richiedere l’iscrizione per evitare che i contenuti vengano visti o utilizzati da terzi 
  • Richiedono degli amministratori che controllino le iscrizioni e facciano da moderatori qualora le conversazioni o i contenuti non siano in linea con le finalità statutarie della nostra Federazione o non osservino le regole comportamentali che come socie FIDAPA si è chiamate a rispettare.

Per la situazione attuale dei siti e delle pagine Nazionale e Distrettuali si rimanda all’Allegato1 a queste Linee Guida, che potrà essere un utile vademecum per le socie con meno esperienza nell’area dei social media.

Esistono altri social molto interessanti e di grande utilizzo. La Fidapa BPW Italy è presente su Twitter (https://twitter.com/FidapaBPWItaly), Instagrame YouTube (https://www.youtube.com/channel/UCyFg0Eq0qk-KTYW3sHi6y4w/videos).

Per dare  diffusione agli eventi  si possono condividere su Twitter e Instagram utilizzando gli hastag: #FidapaBPWItaly  #Fidapa   #BPWInternational  #BPWItaly

I Distretti potranno inviare i video di rilevanza nazionale per la pubblicazione nella pagina del canale YouTube con le stesse modalità esposte per la pubblicazione nel sito. 

Queste sono per ora le prime linee guida. Alcuni aspetti possono sembrare scontati ma purtroppo vengono disattesi in diverse occasioni. 

Aspetto da tutte voi suggerimenti e proposte che saranno portate all’attenzione della nostra Presidente Nazionale e valutate puntualmente. Non esitate a contattarmi per qualunque incertezza e per aggiornarmi sulle azioni intraprese.  

A tutte buon lavoro.

Ida Gasperini

Responsabile Task Force 

Comunicazione e relazioni con i mass media

FIDAPA BPW ITALY

3 febbraio 2020

ALLEGATI

Linee guida comunicazione 2019-2020 

 

FIDAPA BPW Italy

La FIDAPA BPW Italy (Federazione Italiana Donne Arti Professioni e Affari) è un’associazione composta, in Italia  da circa 11.000 Socie  ed appartiene  alla Federazione Internazionale IFBPW (International Federation of Business and Professional Women) 

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